Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der - Verordnung (EU) 2016/679- Art. 4 Nr. 2 DSGVO im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung. Als Personaldienstleister haben wir Sie als Bewerber über die Nutzung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch uns (Littmann & Co. Ärztekontor GmbH) und die Kundenfirmen zu informieren sowie Ihre schriftliche Genehmigung zu einer diesbezüglich notwendigen Datenverarbeitung einzuholen. Die Littmann & Co. Ärztekontor GmbH garantiert Ihnen, dass bei der Erhebung, der Übermittlung und Weiterleitung dieser Informationen die Datenschutzinteressen des Bewerbers durch die Anwendung eines ausreichenden Datenschutzstandards sichergestellt sind.

 

I. ABSCHNITT – Allgemeine Informationen

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

 

A. VERANTWORTLICHKEIT

Verantwortlich im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des nationalen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter:

Littmann & Co. Ärztekontor GmbH
Martinstraße 4, 73728 Esslingen (Deutschland)

Telefon: +49 711 – 39 69 69-90
Telefax: +49 711 – 39 69 69-55

E-Mail:  info@littmann-gmbh.de
Web:    www.littmann-gmbh.de

 

B. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

DDSB GmbH
Andreas Peter Mückl
Untere Dornäcker 21
72379 Hechingen (Deutschland)

Telefon: +49 711 – 39 69 69-96
Telefax: +49 711 – 39 69 69-55

E-Mail:  datenschutz@littmann-gmbh.de
Web:     www.ddsb-datenschutz.de

 

II. ABSCHNITT – NUTZUNG

Wir speichern und verarbeiten nur Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen. Sofern Sie Leistungen von uns in Anspruch nehmen, werden in der Regel nur die Daten verarbeitet, die uns im Zuge unserer  Leistungserbringung von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellt wurden und die wir zur Wahrung eigener berechtigter Geschäftsinteressen dringend benötigen. Die Littmann & Co. Ärztekontor GmbH hat, als für die Verarbeitung Verantwortlicher, zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogene Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz zu hundert Prozent letztendlich hierbei nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jedem Bewerber frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch oder postalisch, an uns zu übermitteln.

Verwendung und Zweckbindung

Zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Nr. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden entsprechend den jeweils geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten nur für die von Ihnen mitgeteilten und zur Verwendung eingewilligter Zwecke verarbeitet. Dies insbesondere,

  1. zur Vertragsanbahnung mit Ihnen oder zu deren -abwicklung;
  2. um Ihre Anfragen effektiv und qualitativ bearbeiten bzw. beantworten zu können;
  3. zu Ihrer bedarfsgerechten Gestaltung von Leistungen und Angeboten;
  4. zur Bearbeitung Ihrer Anliegen und Aufträge;
  5. zu Ihrer Zugangsbeschaffung, zu bestimmten Informationen oder Angeboten;
  6. zur Wahrung berechtigter eigener Geschäftsinteressen, im Hinblick auf Kundenberatung und -betreuung.
     

Welche Kategorien verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen die personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten und die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Diese Daten entstammen zugesendeten Dateien oder Unterlagen (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse). Wir verarbeiten die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten. Diese sind unter anderem Stammdaten mit Angaben zu Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Falls von Ihnen als Bewerber im Lebenslauf angegeben u.a. Name, Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. Staatsangehörigkeit, Familienstand. Angaben, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind. Daten über den Grund für das angestrebte Beschäftigungsverhältnis. Daten zu Ihrer  Schulausbildung im Einzelnen, wie Beginn und Ende der Schulausbildung; Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses (ohne Kopfnoten), Noten des letzten Zeugnisses in den Fächern Mathematik, Deutsch, Englisch, BWL, Rechnungswesen. Daten über die Ausbildung, u.a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung. Daten über außerberufliche Interessen, ehrenamtliches Engagement. Daten über den Inhalt vergangener und aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen, Qualifikationsnachweise, Ausbildungs- und Berufserfahrungsnachweise, schriftliche Referenzen, Arbeitseignungsnachweise, Sicherheitsüberprüfungen.. Diese Daten können sich aus Ihrem Anschreiben, dem Lebenslauf oder beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben. Des Weiteren Passbild und anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen haben, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnissen.

Zusätzlich werden erweiternd bei allen Bewerbern, die uns Online besuchen oder uns per E-Mail kontaktieren Daten verarbeitet. Dazu gehören Datum und Uhrzeit der Übertragung, Menge der gesendeten Daten in Byte, Quelle/Verweis von welchem System Sie zu uns gelangen, Angaben zum Internet-Service-Provider des übermittelnden Systems, Verwendetes Betriebssystem bei Browsernutzung, den Browsertyp sowie dessen Versionsbezeichnung und die verwendete IP-Adresse in anonymisierter Form. Weiterhin sonstige Kommunikationsdaten, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen anfallen. Ebenso datenschutzrechtliche Erklärungen, wie bspw. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Hinzu kommen noch Daten, die wir eigenständig generieren, wie bspw. eigene Bewerbungsnummern. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, falls Sie bspw. ein Profil in beruflichen Social Media Netzwerken zu Ihrer Person veröffentlicht haben.

Wer erhält meine Daten und inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelt und verteilt die Littmann & Co. Ärztekontor GmbH berufsbezogene und persönliche Daten an diejenigen Kundenfirmen, die an Ihrer Person und Ihrem Können interessiert sein könnten. Dies dient dem Zweck der Herbeiführung einer sorgfältigen Auswahl und der Zusammenführung von Kandidaten und den jeweiligen Kundenfirmen. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister, sog. Auftragsverarbeiter vgl. Art. 28 DSGVO, können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten. Die personenbezogenen Daten werden von dem jeweiligen Betreiber im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erhoben. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die diese in eigener Verantwortung verarbeiten. Innerhalb der Littmann & Co. Ärztekontor GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten.

Insofern für die Verarbeitung Nebendienstleistungen hinzuzuziehen sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO aus dem berechtigten Interesse an der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Im Falle, dass ein Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruhende Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Zu deren Ausübung können Sie sich jederzeit an uns, als den für die Verarbeitung Verantwortlichen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, unter die im Abschnitt I Buchstabe A und B genannten Kontaktdaten wenden.

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt und automatisierte Entscheidungsfindung?

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Im Falle, dass ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage werden die Daten anonymisiert. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist. Gegebenenfalls erhalten Sie trotz einer Absage in einem konkreten Bewerbungsverfahren eine Einladung für einen sogenannten „Talentpool“ für künftige Stellenausschreibungen bei der Littmann & Co. Ärztekontor GmbH. Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre Bewerbungsdaten für jeweils drei weitere Monate gespeichert. Alle drei Monate müssen Sie erneut einwilligen, wenn Sie im Bewerberpool verbleiben möchten. Sollten Sie auf diese Nachfrage nicht innerhalb von 14 Tagen reagieren, so werden Ihre Unterlagen nach weiteren 6 Monaten anonymisiert. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie uns nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Eine Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich. Ohne diese Daten oder Angaben zu Ihrer Person werden wir Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess jedoch leider ablehnen müssen.

 

ABSCHNITT - RECHTE

Rechte der betroffenen Person

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, folgende Datenschutzrechte nach Art. 15 bis 20 DSGVO zu:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung,
  • Recht auf Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit,

Außerdem steht Ihnen nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitungen zu, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen sowie gegen die Verarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO i. V.  m. § 29 BDSG das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

 

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.  Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und ist an die im Abschnitt I unter Buchstabe A und B genannten Kontaktdaten zu richten.